档案管理制度
为规范本单位的档案管理工作，确保档案管理安全、有序、合规，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《社会团体登记管理条例》和相关法律法规政策，依照本单位章程的规定，制定本制度。
第一条本单位档案管理工作实行会长责任制，由档案科负责本单位的档案管理工作，负责档案接收、整理、归档、保管，提供利用、统计、编研、移交、销毁、安全、借阅登记等档案管理工作。
第二条 本单位档案管理部门／岗位的主要职责是：
（一）草拟档案管理制度草案和实施办法草案，并负责监督、指导和检查执行情况；
（二）负责各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交；
（三）负责监督指导各部门／岗位日常文件整理工作，统筹完成文件材料的立卷、归档及必要的档案管理业务培训；
（四）做好档案信息工作的整体信息化建设；
（五）严格执行保密制度，不断完善档案管理办法，改善档案保管条件；
（六）定期检查档案保管状况，确保档案的安全与完整。
第三条 本单位档案整理以年度为单位，每年末，各部门提出档案整理清单，报部门负责人审批后，由相应部门档案整理人员负责整理，于下一年度x月x日之前移交x（部门／岗位）。
第四条 档案管理工作列入本单位各部门的年度工作计划，保持相关管理人员的相对稳定。
第五条 归档的文件材料包括但不限于以下内容【根据本单位类型明确需归纳档案的内容】：
（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、单位沿革、单位负责人信息、会员名册及信息、理事会名册、监事（会）名册、劳动合同、离职证明、岗位交接清单、人事任免文件、员工名册及统计等资料；（二）行政管理，包括内部管理规章制度，工作计划、工作总结、项目报告等文件资料以及大事记、年报、通讯稿、宣传册、年度工作报告、重要沟通记录（如电话、邮件等）、印章使用、证书使用等信息资料；
（三）项目管理，包括各类专项项目管理制度、申请承接项目全套资料，包括各类方案、文集、报告、名册及统计分析等资料；
（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目实施及评估报告、捐赠统计分析等资料；
（五）合同管理，包括本单位与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等；
（六）往来文件，包括本单位与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要来文，本单位制发的办字、函字、报字、复字类等文书及通知公告等；
（七）外事活动，包括外事管理制度，境外合作方信息，本单位与国外团体或个人在交流、合作、访问等活动中形成的材料；
（八）研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等；
（九）宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿以及在活动中形成或采集到的媒体报遣剪辑、图片、声像等材料；
（十）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度审计报告、财务统计分析、财务报表等资料；
（十一）资产管理，包括资产管理制度、资产清单、资产评估报告、资产统计分析等材料；
（十二）会议管理，包括党组织会议、会员（代表）大会、理事会会议（常务理事会会议）、监事会会议、会长办公会和秘书处工作会议、各部门工作会议及专项会议材料；
（十三）其他档案：上述未列出的其他重要材料。
第六条档案编号方法：【此部分内容应根据本单位实际工作情况编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。】
本单位档案借阅、使用应履行申请、审批程序，报经会长批准。借阅档案者需妥善保管，不得任意转借、复印、损污文件，归还时保证档案完整无损。外借的档案，因借阅人保管不慎丢失时，借阅人需及时向档案科报告并负责追查责任。不按上述要求执行给本单位带来负面影响或损失的，本单位将保留进一步追究责任的权利。
本单位相关人员有下列行为之一，按情节轻重，予以警告、通报批评、解除劳动合同。若构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失或擅自销毁本单位档案；（二）未经批准，擅自向外界提供、抄摘本单位档案；（三）涂改、伪造档案；（四）未及时上报归档或管理不善；（五）其他违反档案管理规定的行为。
第七条除会计档案及人事档案外，本单位一般档案保存期限为5年，期满后可销毁。经确定依法可销毁的档案，由档案科编制销毁清册，经本单位主要负责人审核批准后方可销毁。
第八条 档案保管实行纸质文件与电子文件同步归档，即纸质原文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（含扫描件），电子文件命名和目录格式应规范，以便查考和电子检索，以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及子文件。